Detrás de cualquier evento corporativo que pueda calificarse como exitoso, hay un sinfín de eslabones que tienen que funcionar como un reloj para que todo salga según lo planeado.
Esta maquinaria, que en muchas ocasiones se ha ido engranando durante semanas o incluso meses, está compuesta por muchísimos trabajadores que, si cumplen su misión, se notan de manera anecdótica y si no, hacen que todo se tambalee.
Hoy en día, la imagen de marca es clave para destacar en cualquier sector. Por eso, gestionar correctamente los eventos —aunque sea una tarea compleja— es esencial para medir el éxito de una empresa de este tipo.
Desde el catering, hasta el técnico de iluminación, pasando por los montadores, camareros, limpiadores y todo el resto de profesionales involucrados en el trabajo, cada pieza es fundamental y ha de cumplir su cometido de la mejor manera posible.
En este post abordaremos cuáles son las claves para contratar proveedores de confianza para eventos corporativos desde la perspectiva de las empresas y los gestores de eventos y cuáles son los pasos a seguir para hacerlo.
Los servicios necesarios para los eventos de empresa
A pesar de que cada vez existen más tipologías de eventos y las necesidades de las empresas son más heterogéneas que antes, habitualmente la mayoría de eventos demandan los mismos perfiles profesionales de base para comenzar a construir el evento en cuestión.
Estos perfiles han de seleccionarse a través de una fase previa de preparación que sea posterior a la puesta en común de la idea que se va a desarrollar durante la actividad.
Camareros y catering
Como no podía ser de otra manera, la comida y la bebida en cualquier evento juegan un papel fundamental.
La selección de un buen catering que asegure que los asistentes al evento pueden disfrutar de un momento de relajación es muy importante para proyectar una buena impresión.
De hecho, pensar en el catering desde la perspectiva contraria puede hacernos reflexionar sobre la importancia que realmente tiene este elemento fundamental en cualquier evento.
Una mala comida o una presentación que se vea cutre y mal trabajada, inmediatamente dará una imagen similar al conjunto de la empresa y del evento en cuestión y el resto de elementos de la organización tendrán que remar a contracorriente para revertir en esta impresión.
Por su parte, el servicio de camareros profesionales que sean rápidos y que tengan una apariencia y una actitud acorde con el evento es también muy importante para seguir secundando esa imagen de marca.
Por último, es imprescindible que el catering que hayamos contratado cuente con opciones para vegetarianos, veganos y dietas libres de otros alérgenos.
Técnicos audiovisuales
La iluminación y el sonido son dos elementos imprescindibles sin los cuales no podríamos estar hablando de organización de eventos.
Aunque puede depender en cierta medida de su naturaleza, prácticamente no existe ningún evento corporativo que no dependa de una buena acústica y de técnicos de iluminación que se encarguen de crear la atmósfera idónea para la ocasión.
Todos estos técnicos, que están muy cotizados y cuyos servicios no son baratos, pueden encontrarse a través de plataformas de empleo especializadas en la organización de estas actividades o a través del contacto directo con ellos.
En muchas ocasiones, estos profesionales son freelancers que enfocan su trabajo a varios sectores como puede ser el cine, la publicidad o, como en este caso, los eventos.
También es muy interesante e importante contar con algún videógrafo, fotógrafo o creador de contenido para que todo lo que suceda en nuestro evento quede registrado y, al mismo tiempo, se pueda mostrar el trabajo y la preocupación en materia de iluminación y sonido.
Montaje y logística del evento
Realmente, esta es la base de todo evento que se precie. Para organizar y llevar a cabo cualquier acto corporativo se necesita movilizar e instalar más o menos material que puede ser propiedad de la propia empresa que contrata estos servicios o no.
Contar con un equipo experimentado que se haga cargo del montaje previo y que, además, esté durante el desarrollo de la celebración pendiente de cualquier cosa que pueda suceder para intervenir, supone la diferencia entre algo bien organizado o una chapuza.
La evaluación de la calidad y la experiencia de los proveedores
En el mundillo de la gestión y organización de eventos, la valoración de otros profesionales sobre los proveedores y la demostración que estos nos puedan hacer de sus competencias son los dos factores a los que podemos agarrarnos para decidir si contratar sus servicios o no.
A diferencia de otros sectores, los clásicos currículos aquí pueden tener un peso menor en favor de los portafolios y los trabajos anteriores con otros clientes que para nosotros sean una garantía de calidad.
Por ejemplo, en el caso de los técnicos audiovisuales, el hecho de ver que el espectáculo de luces que montaron previamente para un evento de características similares al nuestro puede ser suficiente para, por lo menos, mandar un correo solicitando un presupuesto.
De la misma manera, aunque los años de experiencia en el sector también pueden ser una garantía de éxito y pueden hacer que la evaluación de la calidad de los servicios de los proveedores quede avalada, esto no tiene tampoco porque ser determinante.
Muchos festejos corporativos y/o lúdicos optan muchas veces por apostar por gente o por empresas más nuevas que pueden ofrecer una visión de su campo profesional más fresca y más novedosa.
Por ejemplo, en el caso de los caterings o la contratación de la comida para un evento, es posible que queramos escoger un tipo de cocina que vaya más en sintonía con tendencias actuales y con propuestas más rompedoras que impresionen al invitado más allá del propio alimento.
En este sentido, algunos proveedores pueden dar una importancia mucho mayor al “packaging” o al emplatado.
Con todo, las empresas que quieran asegurarse la calidad de los servicios subcontratados tendrán que hacer un trabajo previo de intercambio de opiniones con otros colegas, comparación de presupuestos y estudio de los trabajos previos de estos actores.
La petición de presupuestos y la comparación de ofertas
Para aquellas empresas que, por desgracia, no tengan proveedores de confianza a los que poder acudir cuando se presenta un trabajo, esta quizás sea la parte organizativa más difícil de realizar.
Decantarse por un presupuesto u otro ajustándose a un presupuesto que ya previamente está limitado por la estructura de nuestra propia empresa no es fácil. Y menos aún cuando, por supuesto, se ha de garantizar que todo vaya sobre ruedas y que todos los asistentes queden contentos con el desarrollo del acto.
Un buen filtro para saber si un proveedor de servicios para eventos es lo suficientemente serio, es ver cómo está estructurado y redactado el presupuesto sin atender, todavía, a las cifras.
Los presupuestos que incluyen un desglose exhaustivo de las partidas de gastos y que explican muchos de los supuestos imprevistos que pueden suceder son los que de primeras deberían llamar nuestra atención. Entre estos imprevistos podemos mencionar:
- Cancelación por factores climatológicos. Cuál es el coste en caso de que se cancele el evento y como se gestiona la contratación para la siguiente fecha. Este factor no suele estar incluido en los seguros de responsabilidad civil.
- Seguros de responsabilidad civil: Estos seguros pueden estar incluidos en el presupuesto, pero pueden ser garantía de seriedad y calidad al ser la empresa la que se encargue de, por ejemplo, daños a terceros durante el evento o durante su montaje, errores profesionales, retrasos en el servicio, etc.
Posteriormente, es interesante saber si el proveedor en cuestión ofrece servicios adicionales y que quede claro que, en caso de llegar a un acuerdo, quede firmado por escrito en un contrato.
Una vez se ha estudiado a fondo todos los supuestos y tenemos la certeza y la garantía de que la empresa proveedora hace bien su trabajo, dejando todas las partidas y supuestos claros y por escrito, es hora de comparar precios y decantarse.
El cumplimiento de plazos y la garantía en la calidad del servicio
Por último, una vez que nos hayamos decidido por un proveedor cuyo presupuesto, trabajos previos y referencias sean suficientes para darnos la seguridad de que hemos escogido bien, todavía se puede afinar un poco más.
Antes de partir con el trabajo durante el evento, es importante establecer reuniones con el proveedor para hablar de los plazos de trabajo y de aspectos tales como las pruebas previas.
Para caterings o para técnicos de luces, por ejemplo, estas pruebas previas son imprescindibles y han de hacerse para asegurarse de que el plan A funciona tal y como se había planteado en el plano teórico.
De hecho, esta es un poco la clave del éxito de muchas empresas que se dedican a la organización de eventos o actos enfocados al plano corporativo:
Hacer un trabajo previo exhaustivo para confeccionar un plan inicial que sea sólido, atractivo y que impresione a todos aquellos asistentes al evento para poder contratar a los proveedores que mejor se ajusten a la idea y ser capaces, al mismo tiempo, de retocar y perfeccionar algunos aspectos con los profesionales contratados para asegurar el éxito del evento.
Referencias
Novelty Spain. (s.f.). Gestión de proveedores en eventos: claves para hacerlo con éxito. Recuperado de https://blog.novelty-spain.com/gestion-de-proveedores
Constan. (s.f.). Engagement y tasa de participación en los eventos. Recuperado de https://constansl.com/engagement-y-tasa-de-participacion-en-los-eventos/
Contact Center Hub. (s.f.). Tips para elegir proveedores de eventos. Recuperado de https://contactcenterhub.es/tips-elegir-proveedores-de-eventos/
