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En España es obligatorio registrar diariamente la jornada de las personas trabajadoras desde 2019. Sin embargo, a 24 de septiembre de 2026 no existe todavía una obligación estatal general de realizar ese registro exclusivamente mediante un sistema digital: sigue vigente el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, que exige anotar la hora concreta de inicio y finalización, conservar los registros durante cuatro años y mantenerlos a disposición de las personas trabajadoras, sus representantes y la Inspección de Trabajo.
La confusión procede de la reforma que prepara el Gobierno. El proyecto de ley que incluía un nuevo registro digital fue rechazado por el Congreso en septiembre de 2025. Después, el Ministerio de Trabajo impulsó un proyecto de real decreto específico para desarrollar el registro de jornada. Ese real decreto continúa pendiente de aprobación y publicación en el BOE, por lo que sus requisitos deben tratarse todavía como una propuesta y no como una obligación vigente.
Resumen rápido: qué es obligatorio hoy y qué está pendiente
| Cuestión | Situación en septiembre de 2026 | Qué significa para la empresa |
|---|---|---|
| Registrar diariamente la jornada | Obligatorio | Debe constar la hora concreta de inicio y finalización. |
| Conservar los registros 4 años | Obligatorio | Deben poder recuperarse y ponerse a disposición de quienes tienen derecho de acceso. |
| Usar exclusivamente un sistema digital | No es una obligación estatal general vigente | El artículo 34.9 no impone un soporte único. |
| Registro digital con trazabilidad reforzada | Previsto en el proyecto de real decreto | No debe presentarse como obligatorio hasta que se apruebe y publique la norma definitiva. |
| Acceso remoto de la Inspección | Previsto en el proyecto | Está sujeto al contenido final de la futura regulación. |
¿Es obligatorio el registro horario digital en España en 2026?
No, si por “registro horario digital” entendemos el nuevo modelo exclusivamente digital que prepara el Gobierno. A fecha de actualización de este artículo, el real decreto que pretende desarrollar ese sistema no ha sido publicado en el BOE.
Lo que sí es obligatorio es el registro diario de jornada. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores exige que la empresa garantice un registro con la hora concreta de inicio y finalización de la jornada de cada persona trabajadora. La norma vigente no establece, con carácter general, que ese registro deba hacerse únicamente mediante una aplicación o plataforma digital.
Por tanto, conviene separar dos ideas: el registro de jornada ya es obligatorio; la digitalización obligatoria y los requisitos técnicos reforzados forman parte de una reforma todavía pendiente.
Qué exige actualmente la ley sobre el registro de jornada
Inicio y finalización de la jornada
El registro debe reflejar la jornada efectivamente realizada, no limitarse a reproducir el horario teórico del contrato. Si una persona tiene asignado un horario de 9:00 a 17:00, la empresa debe disponer del registro diario que permita conocer a qué hora comenzó y terminó realmente su jornada.
Esto resulta especialmente relevante para comprobar prolongaciones de jornada y horas extraordinarias. Las pausas y su consideración como tiempo de trabajo efectivo dependerán de la normativa, el convenio colectivo y las condiciones aplicables en cada caso.
Conservación y acceso durante cuatro años
La empresa debe conservar los registros durante cuatro años. Durante ese periodo han de permanecer a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
La obligación no consiste, por tanto, únicamente en “fichar”. El sistema elegido debe permitir conservar y recuperar la información cuando sea necesario y ofrecer datos fiables sobre la jornada realizada.
Cómo puede organizarse el registro actualmente
El artículo 34.9 remite la organización y documentación del registro a la negociación colectiva o al acuerdo de empresa y, en su defecto, a la decisión empresarial previa consulta con la representación legal de las personas trabajadoras. En la práctica, pueden existir sistemas en papel, herramientas telemáticas o aplicaciones específicas, siempre que el sistema utilizado cumpla las obligaciones legales y resulte fiable.
Qué ha pasado con la reforma del registro horario
En 2025 el Gobierno presentó un proyecto de ley que, además de reducir la duración máxima de la jornada ordinaria, pretendía reforzar el registro horario y convertirlo en digital. Ese proyecto fue rechazado por el Congreso de los Diputados el 10 de septiembre de 2025.
Tras ese rechazo, el Gobierno impulsó una vía reglamentaria específica para desarrollar el registro de jornada. El proyecto de real decreto sometido a tramitación plantea un modelo digital con mayores exigencias de autenticidad, trazabilidad y accesibilidad. A 24 de septiembre de 2026, sin embargo, ese texto no ha sido aprobado ni publicado en el BOE.
Por este motivo, cualquier referencia a sus características debe formularse como una previsión. El texto definitivo, sus requisitos técnicos y los plazos de adaptación pueden cambiar antes de su entrada en vigor.
Qué pretende cambiar el proyecto de registro horario digital
Registro por medios digitales
El borrador plantea que el registro diario se realice por medios digitales. El objetivo es disponer de información estructurada y verificable, especialmente útil en empresas con plantillas amplias, centros de trabajo distintos, trabajo a distancia o modelos híbridos.
Autenticidad y trazabilidad de los fichajes
Uno de los cambios centrales del proyecto es reforzar la trazabilidad. Si un fichaje se corrige o modifica, el sistema debería permitir identificar que se produjo ese cambio y conservar un rastro de la operación. La intención es evitar que el historial pueda reconstruirse posteriormente para hacerlo coincidir con un horario teórico.
Por eso, “digital” no significa simplemente sustituir una hoja en papel por un archivo editable. El proyecto busca que el sistema ofrezca garantías sobre quién registra la jornada, cuándo lo hace y qué modificaciones se producen.
Más información sobre la jornada
El borrador conocido también amplía la información que debería quedar registrada, incluyendo aspectos como determinadas pausas, la identificación de horas ordinarias, extraordinarias o complementarias y la modalidad presencial o a distancia. Estas exigencias no deben darse por vigentes mientras no exista una norma definitiva publicada.
Acceso más inmediato para la Inspección de Trabajo
Otro de los objetivos del proyecto es facilitar el acceso de la Inspección de Trabajo a los registros, incluso mediante mecanismos remotos. Si esta previsión se mantiene, las empresas no solo tendrán que registrar correctamente la jornada, sino también garantizar que la información pueda consultarse y conservarse con las garantías técnicas que determine la norma final.
Qué empresas están obligadas a registrar la jornada
Con carácter general, la obligación del artículo 34.9 afecta a las empresas con personas trabajadoras por cuenta ajena, con independencia de que se trate de una gran organización o de una pyme con una plantilla reducida. Pueden existir particularidades derivadas de relaciones laborales especiales, normativa sectorial o convenios colectivos, por lo que conviene revisar el marco aplicable en cada caso.
Precisamente, el impacto que un sistema digital más exigente puede tener sobre las pequeñas empresas ha formado parte del debate sobre la futura regulación y sus posibles plazos de adaptación.
Papel, Excel o software: qué puede utilizarse hoy
| Sistema | Situación actual | Aspectos a vigilar |
|---|---|---|
| Papel | Puede utilizarse si cumple las exigencias aplicables | Conservación, fiabilidad, legibilidad y dificultad para acreditar modificaciones. |
| Hoja de cálculo | No está prohibida con carácter general por la norma vigente | Debe permitir un registro fiable; un archivo fácilmente editable puede generar problemas probatorios. |
| Software específico | Es una opción habitual | Conviene revisar conservación, accesos, historial de cambios, protección de datos y adaptación futura. |
La clave hoy no es únicamente el soporte, sino que el registro refleje la jornada real y pueda acreditarse de forma fiable. Además, utilizar actualmente un software de fichaje no garantiza por sí solo que vaya a cumplir todos los requisitos de una futura regulación, cuyo texto definitivo todavía no se conoce.
Qué deberían revisar ya las empresas
Aunque la reforma digital todavía no esté en vigor, las empresas pueden aprovechar este periodo para comprobar si su sistema actual cumple correctamente las obligaciones que ya existen y para prepararse ante posibles cambios.
- Revisar que todas las personas obligadas registran diariamente el inicio y el final de su jornada.
- Comprobar que el registro refleja la jornada real y no un horario teórico rellenado de forma automática.
- Verificar que los registros de los últimos cuatro años están correctamente conservados y pueden recuperarse.
- Revisar cómo se registran las incidencias, las horas extraordinarias y las correcciones de fichajes.
- Analizar si el sistema utilizado ofrece suficiente fiabilidad y control de modificaciones.
- Revisar el convenio colectivo y los acuerdos de empresa aplicables.
- Si se valora cambiar de herramienta, preguntar al proveedor cómo adaptará el sistema a la futura normativa cuando se publique el texto definitivo.
Errores frecuentes en el control horario
- Tratar el registro como una formalidad y completarlo varios días después.
- Rellenar automáticamente el mismo horario todos los días aunque la jornada real haya variado.
- No registrar correctamente prolongaciones de jornada u horas extraordinarias.
- No conservar los registros durante el periodo legal de cuatro años.
- Utilizar un sistema que permite modificaciones sin poder explicar o acreditar qué cambios se han realizado.
- Confundir la obligación vigente de registrar la jornada con la futura obligación de utilizar un sistema exclusivamente digital.
Qué puede ocurrir si se incumple el registro de jornada
El incumplimiento de las obligaciones en materia de jornada y registro puede constituir una infracción grave conforme a la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social. Además de una posible sanción administrativa, un registro deficiente puede dificultar que la empresa acredite la jornada realizada ante una reclamación sobre horas de trabajo u horas extraordinarias.
Las posibles sanciones o cambios en el régimen sancionador asociados a la futura reforma deben diferenciarse de las reglas que están actualmente en vigor. Hasta que exista una nueva norma publicada, no conviene presentar como aplicables las sanciones específicas contempladas en borradores o propuestas anteriores.
Preguntas frecuentes sobre el registro horario digital en 2026
Sí. Las empresas deben garantizar el registro diario de la jornada en los términos del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.
No existe todavía una obligación estatal general que imponga exclusivamente el nuevo modelo digital. El real decreto que pretende regularlo sigue pendiente de aprobación y publicación.
La norma estatal vigente no impone un soporte único. El sistema utilizado debe permitir cumplir correctamente la obligación de registro y ofrecer información fiable.
La legislación vigente no prohíbe de forma general una hoja de cálculo, pero un sistema fácilmente modificable puede ofrecer menos garantías para acreditar la fiabilidad del registro.
Cuatro años, a disposición de las personas trabajadoras, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
No existe una fecha de entrada en vigor que pueda darse por definitiva mientras el real decreto no haya sido aprobado y publicado en el BOE. Habrá que atender al texto final y a sus disposiciones transitorias o de entrada en vigor.
Registro obligatorio sí; nuevo modelo digital, todavía pendiente
En septiembre de 2026, las empresas españolas ya están obligadas a controlar diariamente la jornada, pero no debe confundirse esa obligación con el nuevo registro horario digital que prepara el Gobierno. Mientras el futuro real decreto no se apruebe y publique en el BOE, siguen siendo aplicables las reglas actuales del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Para las empresas, la mejor preparación no consiste en anticipar requisitos que todavía pueden cambiar, sino en asegurarse de que el registro actual es real, fiable, recuperable y correctamente conservado, y seguir la publicación de la norma definitiva.
Referencias
- Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre. Estatuto de los Trabajadores, artículo 34.9. Boletín Oficial del Estado (BOE). https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2015-11430
- Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo. Boletín Oficial del Estado (BOE). https://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-2019-3481
- Guía sobre el registro de jornada. Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social. https://www.mites.gob.es/ficheros/ministerio/GuiaRegistroJornada.pdf
- Proyecto de Ley para la reducción de la duración máxima de la jornada ordinaria de trabajo y la garantía del registro de jornada y el derecho a la desconexión (121/000058). Congreso de los Diputados. https://www.congreso.es/es/proyectos-de-ley?_iniciativas_id=121%2F000058&_iniciativas_legislatura=XV&_iniciativas_mode=mostrarDetalle&p_p_id=iniciativas&p_p_lifecycle=0&p_p_mode=view&p_p_state=normal
- Referencia del Consejo de Ministros de 4 de febrero de 2025: reducción de jornada y propuesta de registro digital. La Moncloa. https://www.lamoncloa.gob.es/consejodeministros/referencias/Paginas/2025/20250204-referencia-rueda-de-prensa-ministros.aspx
- ¿Los representantes legales de los trabajadores pueden acceder al registro de jornada en cualquier momento y de manera inmediata?. Revista de Jurisprudencia Laboral – BOE. https://www.boe.es/biblioteca_juridica/anuarios_derecho/articulo.php?id=ANU-L-2025-00000002838
