Descripción del empleo
Se busca apoyo para el director de ventas en Madrid. Las tareas principales incluirán la gestión completa de su agenda, coordinando citas internas, visitas a clientes, viajes y demás compromisos comerciales. Será necesario preparar toda la documentación, presentaciones y materiales relevantes para estas actividades. Una parte importante será la filtración y priorización de comunicaciones, como correos electrónicos, llamadas y solicitudes internas. Actuarás como un enlace eficiente entre el Director, el equipo comercial, otras áreas de la empresa y los clientes. Además, se te encomendarán tareas operativas y administrativas para asegurar la continuidad del departamento en ausencia del Director.
La posición también requiere un análisis de datos y elaboración de informes comerciales utilizando Excel. Esto abarca la creación y mantenimiento de cuadros de mando con información sobre ventas, márgenes, presupuestos y evolución por canal, zona y producto. Deberás construir y actualizar tablas dinámicas, además de manejar fórmulas avanzadas como BUSCARV/BUSCARX e ÍNDICE-COINCIDIR. Se solicitará la elaboración de informes periódicos para la Dirección y análisis puntuales sobre rentabilidad de clientes y productividad de vendedores. Será fundamental detectar y corregir posibles inconsistencias en los datos de los sistemas ERP y CRM, así como automatizar procesos repetitivos de reporting.
Adicionalmente, brindarás soporte administrativo en la gestión de documentación como ofertas, contratos comerciales, acuerdos con clientes y notas de gasto. La tramitación de pedidos, albaranes, incidencias y devoluciones se hará en colaboración con Atención al Cliente, Logística y Administración. Prepararás y harás seguimiento de propuestas comerciales y comunicaciones formales a clientes, manteniendo al día la base de datos en el CRM. También te ocuparás del archivo de la documentación comercial y apoyarás en la organización logística de eventos del equipo. El seguimiento del equipo comercial, cálculo de comisiones y coordinación con RRHH y Administración sobre aspectos del equipo también serán parte de las funciones. Contrato temporal.
Otros requisitos deseados
Formación Profesional de Grado Superior en Administración, Asistencia a la Dirección o Gestión de Ventas. Se valora Grado en ADE, Económicas, Marketing o similar. Cursos de Excel avanzado, análisis de datos, Power BI / Power Query y/o herramientas CRM y ERP son un plus. Mínimo 3-5 años de experiencia en puestos de secretaría de dirección, asistente de dirección comercial, back office o administración de ventas. Se requiere manejo avanzado de Excel, incluyendo tablas dinámicas, fórmulas avanzadas, gestión de grandes volúmenes de datos y modelos de reporting. Dominio del resto del paquete Office, especialmente PowerPoint y Outlook. Se valorará experiencia previa en manejo de sistemas ERP y CRM, así como en herramientas de análisis y visualización de datos. Se requiere proactividad, capacidad resolutiva, orientación a resultados, rigor, atención al detalle, capacidad analítica, organización y gestión de prioridades. Discreción y confidencialidad, sensibilidad interpersonal y trabajo en equipo, comunicación clara y profesional son competencias esenciales. Se necesita resiliencia y capacidad para gestionar la presión. Valorable nivel medio de inglés.
