Descripción del empleo
**Recepcionista - Office Manager**
La función principal es asegurar el día a día administrativo y de soporte en un entorno corporativo. Se gestiona el control de acceso al edificio, incluyendo la creación de credenciales y la recepción profesional de visitantes. También se atiende la centralita telefónica, derivando llamadas a los departamentos correspondientes, y se coordina el trato con proveedores y la recepción de entregas.
Este puesto implica dar soporte directo a un equipo de unos doscientos empleados, resolviendo necesidades y gestionando imprevistos. Entre las tareas administrativas están la gestión de órdenes de compra, el seguimiento de pedidos y la coordinación de facturación, usando Excel y sistemas de planificación de recursos. También se mantiene una comunicación fluida con el almacén para recibir mercancías y paquetería, registrando y almacenando todo correctamente, además de controlar el inventario de material de oficina.
La organización interna es clave: se gestionan agendas, se reservan salas de reuniones y se actualizan calendarios compartidos. Para eventos o visitas importantes, se encarga la reserva de restaurantes con criterio y agilidad. Finalmente, se manejan envíos, mensajería y documentación administrativa, incluyendo trámites de prevención de riesgos laborales para nuevas instalaciones. El contrato es temporal y la jornada parcial.
Otros requisitos deseados
Se requiere un manejo fluido del idioma inglés, con capacidad para mantener conversaciones y correspondencia con directivos internacionales. Es indispensable tener experiencia previa de al menos cuatro años en puestos de recepción, gestión de oficina o tareas administrativas con atención al público. Se valoran positivamente los conocimientos en el uso de aplicaciones de Microsoft Office, especialmente Excel, y nociones básicas sobre sistemas de gestión empresarial como SAP o Ariba para el flujo de órdenes de compra.
